La definizione “home-office” – letteralmente: ufficio in casa, può essere relativamente recente, ma il concetto di dover attrezzare uno spazio vitale per poter lavorare in casa propria non lo è affatto. Già nel 1861 Isabel Beeton affrontava questo argomento nel primo capitolo del suo libro “Book of Household Management”, enunciando gli innumerevoli compiti che una padrona di casa (o una governante) avrebbe dovuto svolgere da una scrivania: contabilità, archiviazione, corrispondenza: tutte cose da tenere con grande precisione e puntualità.

Molti anni dopo il concetto è quanto più attuale: molte persone preferiscono oggi – grazie all’uso della tecnologia e soprattutto della Rete – di lavorare prevalentemente da casa. Se hai deciso di fare un lavoro che può essere svolto con un computer, un collegamento a Internet e un telefono, allora attrezzare il tuo home office personale è il primo passo. I consigli giusti sono tutti nel libro “one year to an organized life” di Regina Leeds. In inglese (purtroppo per ora) ma assolutamente il testo giusto da acquistare e iniziare a leggere il 1° gennaio, perché promette, in un anno di lavoro suddiviso in 52 compiti settimanali, di riorganizzare anche il più caotico dei disorganizzati. Provare per credere. Lo spazio vitale necessario per un home office è decisamente minore rispetto a quanto si potrebbe pensare. Non serve avere un vero e proprio studio: basta un angolo della cucina, della camera da letto o un sottoscala per attrezzare un piccolo ufficio ben organizzato. Martha Stewart dichiara di averne uno in ciascuna delle sue case; il più bizzarro è certamente quello dentro un armadio, che scompare una volta che si chiudono le antine.

Cosa serve, esattamente? Un tavolo, un computer, una stampante e un telefono. Poi un collegamento al web, e ripiani sui quali organizzare l’archivio e una piccola “reference library” ossia una raccolta di volumi con tutto ciò che serve: dall’atlante al dizionario, dal vocabolario alle pagine gialle. Passando per qualche testo utile nell’ambito del proprio lavoro. Puoi probabilmente fare a meno del fax, ma devi investire in un buon schedario (sì, serve ancora anche nell’era digitale!).

Qualche regola per creare e mantenere un home office efficiente:

1) organizzarlo al meglio in poco spazio

2) tenerlo costantemente pulito

3) imparare l’arte di evitare l’accumulo

4) gestire la carta che deve essere conservata

5) archiviare in digitale

La prima regola per vivere bene il tuo spazio lavorativo in casa è organizzarlo in modo professionale e ragionato. Quindi trova un luogo tranquillo della casa, dove ti piace realmente stare, e ritagliati un paio di metri quadri per lavorare. Per tenere pulita questa zona devi avere un kit “professionale” a portata di mano che comprenda un buon anti polvere per i mobili (come Nuncas Casa 9 Antipolvere). Poi procurati un prodotto specifico per pulire lo schermo del computer e le sue componenti: Nuncas Hi-Tech è fatto apposta per pulire, igienizzare e preservare l’azione anti riflesso sugli schermi.

Per evitare che si accumulino oggetti inutili, serve un po’ di sana disciplina. Archivia le foto ricordo su CD, getta via i giornali vecchi, dividi ciò che davvero usi per lavorare da ciò che è correlato al tuo lavoro ma non ti serve davvero. Scoprirai che forse puoi farne a meno…

Per gestire la carta che deve invece essere conservata (dai certificati di nascita e di battesimo, alle iscrizioni scolastiche, le ricevute delle tasse e gli estratti conto bancari) acquista appositi raccoglitori tutti uguali e metti su ciascuno un etichetta che evidenzi bene l’anno. Usa delle belle scatole rivestite in stoffa per contenere ricevute piccole e altri oggetti che creerebbero disordine. Dentro, mettici un prodotto anti tarme come Nuncas Antitarme Forte in fogli, che puoi inserire senza problemi nelle scatole.

Infine… goditi il tuo spazio di lavoro aggiungendo un vaso di fiori o una piccola pianta – se possibile. Insieme ad una tazza di tè fumante cambiano il senso a tutta la giornata!